沈阳工业大学关于研究生培养文档材料的保管规定

为了合理、充分利用我校教学资源和办学资源，规范管理研究生培养环节有保存利用价值的纸质与电子材料（以下简称培养材料），使其既能反映研究生培养环节的主要职能活动，维护其历史面貌，又便于分级与分类保管。根据《普通高等学校档案管理办法》、《沈阳工业大学档案管理文件制度汇编》及研究学院内部规范管理需要，特制订本规定。

一、培养材料保管机构

根据培养材料保存价值及重要程度分别由沈阳工业大学档案馆、研究生院、专业学院三个部门保管。

二、培养材料的分级与范围

（一）培养材料的分级

1．按照《沈阳工业大学档案管理文件制度汇编》要求，移交给校档案馆的培养材料一律视为重要材料（以下简称归档材料），保管期限与保管办法遵照校档案馆相关规定执行。归档材料整理与归纳由研究生院或专业学院负责，并于规定时间移交校档案馆。

2．其余非移交校档案馆材料（以下简称非归档材料）分别由研究生院和专业学院负责保管，保管期限依材料性质而定。

（二）培养材料的范围

1．归档材料的范围是：

上级机关下达法规政策文件材料；

学生学籍管理过程中形成的重要文档、文件材料；

组织研究生教学过程中形成的重要文档、文件材料；

学位授予后形成的重要文档、文件材料；

其他视为重要的文档、文件材料。

2．非归档材料的范围是：

体现原始记载的文档材料；

组织研究生教学、考务过程中形成的一般性文档材料；

指导教师、任课教师管理过程中形成的一般性文档材料；

学位材料审查过程中形成的一般性文档材料；

各培养单位提交有关研究生教育的文档材料；

与校外单位合作办学的协议、证明；

其他一般性管理事务文档材料。

三、保管期限

培养材料的保管期限分为永久、定期两种。凡是能反映研究生培养主要职能活动和基本历史面貌的具有长久保存和利用价值的，应永久保存。凡是在一定时期内需要查考利用的，应分为长期（15-50年）、毕业后三年、毕业后两年、毕业后一年、短期四种定期保管类型。凡是介于两种期限之间的，应从长保存。

归档材料的保管期限依据校档案馆规定执行。

非归档材料分别采用永久和定期两种保管期限。如有相应电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。具体见附表。

四、非归档材料的超限处理

超出保管期限的，由研究生院或各培养单位统一销毁。

五、其  他

本办法自公布之日起施行，由研究生院负责解释。

附表：研究生培养文档材料保管期限表

 

序号	文档范围与明细	期限	保管机构
1	上级下达的有关教学工作的文件材料	长期	档案馆
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久	档案馆
3	学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	永久	档案馆
4	教学检查、评比和各级优秀教学质量评奖材料	长期	档案馆
5	统计报表	永久	档案馆
6	重大活动照片档案及文字说明材料	永久	档案馆
7	上级有关学科建设的文件材料	长期	档案馆
8	研究生学科（领域）评估、申报、审批材料	永久	档案馆
9	新生入学登记表	永久	档案馆
10	学生学籍卡片(贴照片)	永久	档案馆
11	在校学生名册	永久	档案馆
12	学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、转专业）	长期	档案馆
13	各专业教学计划、教学大纲	永久	档案馆
14	课程建设要求及安排，校历表，课表	长期	档案馆
15	上级有关学位工作文件材料	长期	档案馆
16	学位评定条例、办法及计划、总结	长期	档案馆
17	学位委员会会议记录、决定	长期	档案馆
18	学位委员会授予各层次学位清册	永久	档案馆
19	博士、硕士研究生学位论文及评审材料	长期	档案馆
20	研究生考试卷纸、标准答案、考场记录	毕业后两年	研究生院或专业学院
21	任课教师提交的原始成绩单	永久	研究生院
22	重修申请表、选修申请表、其他考务登记表	毕业后一年	研究生院或专业学院
23	学术报告、发表论文复印件、预审表、授位信息登记表、中期检查表	毕业后一年	研究生院
24	规定用途后多余的学位论文、保密论文	毕业后一年	研究生院
25	校学位委员会学位授予表决票	毕业后两年	研究生院
26	学生学籍基本信息变更表	永久	研究生院
27	校外单位联合办学证明、协议	永久	研究生院
28	作废的指导教师经费本、经费本发放登记表	短期	研究生院
29	导师资格遴选表、增补副导师申请表	毕业后两年	研究生院